Lý do số 1 khiến chúng ta lãng phí thời gian là thiếu TẬP TRUNG. Không có kỹ thuật quản lý thời gian nào có thể giúp ích nếu bạn không biết cách tập trung trong thời gian dài.
I. Tác hại của việc mất tập trung trong công việc
Mỗi ngày, chúng ta sẽ lãng phí đến 2 tiếng đồng hồ do bị xao nhãng trong công việc. Trung bình, chỉ sau 11 phút sau khi bắt tay vào làm việc thì chúng ta sẽ bắt đầu bị mất tập trung. Sau khi bị phân tâm thì cần tới 25 phút để chúng ta có thể trở lại làm việc.
II. Các quy tắc đơn giản giúp bạn tập trung khi làm việc
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng khi chúng ta liên tục sử dụng điện thoại di động và máy tính, trong quá trình làm việc, chúng ta sẽ thường xuyên bị phân tâm bởi các thông báo, tin nhắn, hoặc trang web giải trí. Sự chuyển đổi liên tục giữa các công việc và việc kiểm tra tin nhắn, email sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến khả năng tập trung trong quá trình làm việc. Dưới đây là những quy tắc đơn giản giúp bạn tập trung tốt hơn khi làm việc:
1. Kết thúc những gì bạn bắt đầuĐể tập trung vào công việc và không bị mất trung khi làm việc, áp dụng quy tắc đơn giản như "Kết thúc những gì bạn bắt đầu" là rất quan trọng. Cụ thể, đây có nghĩa là khi bạn bắt đầu một công việc, hãy dành thời gian và nỗ lực để hoàn thành nó trước khi chuyển sang công việc khác.
Ví dụ: nếu bạn đang viết một email, hãy hoàn thành và gửi nó trước khi thực hiện một nhiệm vụ mới. Điều này giúp tránh tình trạng có nhiều công việc được thực hiện đồng thời và làm mất tập trung. Khi bạn tập trung vào hoàn thành một công việc trước khi bắt đầu cái khác, công việc được thực hiện một cách hiệu quả hơn.
Nhớ rằng, việc này không chỉ giúp tăng cường sự tập trung mà còn giúp xây dựng cảm giác hoàn thành công việc và giảm áp lực công việc tích tụ. Nói một cách đơn giản, hãy "đi từ đầu đến đuôi" với mỗi công việc mà bạn bắt đầu để có hiệu suất làm việc tốt hơn.
2. Một việc tại một thời điểmQuy tắc "Một việc tại một thời điểm" đơn giản nhưng rất hữu ích để giữ tinh thần tập trung và tránh bị mất trung khi làm việc. Thay vì cố gắng làm nhiều công việc cùng một lúc, hãy tập trung vào việc hoàn thành một công việc trước khi chuyển sang công việc mới.
Ví dụ: nếu bạn đang soạn thảo một email, hãy tập trung hoàn thành nó mà không mở nhiều tab hoặc ứng dụng khác cùng một lúc. Việc này giúp tạo ra không gian tập trung, ngăn chặn sự xao nhãng từ các công việc khác và giữ cho ý thức của bạn tập trung vào một nhiệm vụ cụ thể.
Bằng cách này, bạn có thể làm từng công việc một cách chất lượng hơn, tránh bị lạc hướng và cảm giác bị áp lực. Quy tắc này cũng giúp giảm căng thẳng và tạo ra sự thoải mái khi làm việc. Hãy nhớ, tập trung vào một công việc tại một thời điểm có thể giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả và có thêm nhiều thời gian để thực hiện những công việc khác.
3. Dũng cảm nói khôngQuy tắc "Dũng cảm nói không" có nghĩa là bạn biết giới hạn bản thân và dám từ chối những yêu cầu khác từ đồng nghiệp mà bạn không thể đảm nhận và hoàn thành một cách hiệu quả.
Ví dụ: nếu bạn đang bận rộn và không thể nhận thêm công việc, hãy dũng cảm từ chối một số yêu cầu mà bạn không thể đảm nhận trong thời gian hiện tại. Việc này giúp giữ cho lịch làm việc của bạn không quá tải, đồng thời giữ cho tâm trí của bạn được tập trung vào công việc quan trọng hiện tại.
Bằng cách này, bạn không chỉ bảo vệ thời gian làm việc của mình mà còn giữ cho chất lượng công việc được duy trì. Dù dễ cảm thấy áp lực từ những yêu cầu xung quanh, nhưng việc dũng cảm nói không sẽ giúp bạn duy trì sự tập trung và hiệu suất làm việc.
4. Sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoanQuy tắc "Sử dụng thời gian của bạn một cách khôn ngoan" giúp bạn tập trung vào công việc mà không bị mất trung. Một ví dụ dễ hiểu là bạn có thể ưu tiên các công việc quan trọng trước, bằng cách xác định những nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên chúng trước các công việc khác.
Ví dụ: cụ thể, nếu bạn có một danh sách công việc cần hoàn thành, hãy xác định công việc quan trọng nhất và bắt đầu làm nó đầu tiên. Khi bạn dành thời gian của mình cho công việc quan trọng trước, bạn sẽ đảm bảo rằng những công việc có ảnh hưởng lớn sẽ được hoàn thành đúng hạn.
Ngoài ra, kỹ thuật Pomodoro là một cách hiệu quả để sử dụng thời gian một cách khôn ngoan. Bạn có thể làm việc tập trung trong khoảng thời gian ngắn, chẳng hạn như 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Kỹ thuật này giúp duy trì sự tập trung và năng suất trong công việc mà không gây cảm giác mệt mỏi.
5. Đặt mục tiêu rõ ràngQuy tắc "Đặt mục tiêu rõ ràng" có nghĩa là bạn có thể đặt một mục tiêu cụ thể, như là việc hoàn thành một báo cáo vào cuối ngày. Điều này giúp giữ cho tâm trí của bạn tập trung vào nhiệm vụ cụ thể và mang lại định hướng rõ ràng về điều bạn muốn đạt được.
Khi bạn đặt một mục tiêu rõ ràng, nó tạo ra một định hướng cho công việc của bạn và giúp bạn biết đường mình cần phải đi. Mục tiêu cụ thể giúp bạn tránh được sự xao nhãng và tập trung vào công việc quan trọng. Đồng thời, khi bạn hoàn thành một mục tiêu, bạn sẽ cảm thấy hài lòng và động viên bản thân tiếp tục công việc một cách hiệu quả.
6. Loại bỏ sự xao nhãngQuy tắc "Loại bỏ sự xao nhãng" là khi bạn đang làm việc, hãy tắt thông báo từ điện thoại hoặc máy tính của bạn. Điều này giúp tránh được sự xao nhãng từ tin nhắn hoặc thông báo không quan trọng, giữ cho tâm trí của bạn tập trung vào công việc một cách hiệu quả.
Khi bạn loại bỏ sự xao nhãng, bạn có thể dễ dàng giữ được sự tập trung và hiệu suất trong công việc của mình. Không có thông báo nào làm gián đoạn, bạn có thể làm việc một cách chủ động và hiệu quả hơn. Đồng thời, việc giữ tâm trí không bị phân tâm giúp công việc diễn ra mượt mà hơn và nhanh chóng hoàn thành mục tiêu đề ra.
7. Phân công nhiệm vụQuy tắc "Phân công nhiệm vụ" đơn giản là khi bạn có một dự án lớn, hãy phân chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và giao cho từng thành viên trong nhóm. Điều này giúp mọi người có thể tập trung vào công việc cụ thể của họ mà không phải lo lắng về toàn bộ dự án.
Khi mỗi người chịu trách nhiệm với một nhiệm vụ cụ thể, họ có thể làm việc tập trung và hiệu quả hơn. Mỗi nhiệm vụ nhỏ trở nên dễ quản lý và người thực hiện có thể dễ dàng theo dõi tiến độ của mình. Đồng thời, việc phân công nhiệm vụ cũng giúp tối ưu hóa sự chuyên nghiệp hóa, mỗi người đóng góp vào mảng mình giỏi nhất, từ đó đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả và mượt mà.
III. 6 Tips giúp bạn tập trung tốt hơn khi làm việc
1. Có giấc ngủ chất lượngNếu bạn thường xuyên đi ngủ muộn và thức dậy vào các thời điểm khác nhau, cơ thể bạn có thể trải qua tình trạng mệt mỏi và khó tập trung vào công việc. Bằng cách duy trì thói quen đi ngủ đều đặn, bạn có thể cải thiện chất lượng giấc ngủ và sẵn sàng tinh thần hơn khi làm việc.
Để có thể ngủ ngon giấc bạn có thể thực hiện các điều sau bao gồm:
- Tránh ánh sáng mạnh từ các thiết bị điện tử trước khi đi ngủ, tạo môi trường yên tĩnh và thoải mái trong phòng ngủ.
- Duy trì một lịch trình ngủ nhất quán: Điều này có nghĩa là cố gắng đi ngủ và thức dậy vào cùng một thời gian mỗi ngày, kể cả vào cuối tuần. Việc duy trì lịch trình giúp cơ thể và tâm trạng ổn định hơn.
2. Ăn thức ăn bổ nãoThay vì ăn các loại thực phẩm chế biến có nhiều đường và chất béo, bạn có thể chọn ăn trái cây, rau xanh và thực phẩm giàu omega-3 như cá hồi. Việc này giúp duy trì năng lượng ổn định và hỗ trợ sự tập trung khi làm công việc.
- Bổ sung trái cây, rau củ vào chế độ ăn uống của bạn: Thức ăn giàu chất xơ, vitamin và khoáng chất từ trái cây và rau củ có thể cung cấp năng lượng ổn định cho não bộ, giúp tăng khả năng tập trung.
- Ưu tiên thực phẩm nguyên chất và nguồn giàu omega-3: Thực phẩm như cá hồi, hạt lanh, hạt chia chứa nhiều axit béo omega-3, có thể giúp cải thiện chức năng não bộ và hỗ trợ sự tập trung.
3. Thực hành thiền tĩnh tâmBạn có thể tìm kiếm ứng dụng thiền trên điện thoại di động và thực hành thiền ngắn trước khi bắt đầu công việc. Việc này giúp làm tĩnh tâm, cải thiện khả năng tập trung và giảm stress trong quá trình làm việc.
- Bắt đầu bằng những buổi thiền ngắn: Bạn có thể bắt đầu với những buổi thiền ngắn, chỉ vài phút mỗi lần, để làm quen với việc tập trung tâm trí và giảm căng thẳng.
- Sử dụng các video thiền có hướng dẫn: Có nhiều ứng dụng và video hướng dẫn thiền trực tuyến giúp bạn thực hành thiền tĩnh tâm một cách dễ dàng và hiệu quả.
4. Khám phá liệu pháp mùi hươngKhi bạn cảm thấy mệt mỏi hoặc mất tập trung, hãy sử dụng máy phun tinh dầu hoặc nến thơm với mùi hương yêu thích trong không gian làm việc của bạn. Mùi hương dễ chịu có thể giúp kích thích tinh thần và cải thiện khả năng tập trung.
Thử nghiệm với các loại tinh dầu: Sử dụng các loại tinh dầu như hương cam, bạch dương, hoặc bạch liên để tạo ra môi trường làm việc dễ chịu và tăng cường khả năng tập trung.
5. Tham gia các hoạt động thể chấtThay vì chọn những hoạt động thể dục mà bạn cảm thấy buồn chán, hãy tham gia các hoạt động nhóm hoặc thể thao mà bạn thấy thú vị. Ví dụ, nếu bạn yêu thích đạp xe đạp, hãy tham gia nhóm đạp xe cùng bạn bè để tạo động lực và niềm vui trong việc tập thể dục thể thao.
Chọn những hoạt động mà bạn thích, như đi bơi, đạp xe, hoặc tham gia lớp học yoga. Điều này không chỉ cung cấp lợi ích sức khỏe mà còn giúp tăng cường sự tập trung.
6. Hòa đồngHãy lên kế hoạch cho một buổi họp mặt cuối tuần với bạn bè để cùng nhau thư giãn và chia sẻ niềm vui. Bằng cách này, bạn có thể có những khoảnh khắc thoải mái và tăng cường tinh thần làm việc sau khi trở lại công việc.
Lên kế hoạch cho các hoạt động xã hội thường xuyên: Đặt lịch cho các sự kiện hoặc buổi gặp mặt với bạn bè và gia đình. Việc này giúp bạn có thời gian nghỉ ngơi và tái tạo năng lượng.
Hãy dành thời gian chất lượng cùng người thân, như dự một bữa tối gia đình hoặc tham gia các hoạt động giải trí với bạn bè. Điều này giúp giảm căng thẳng và tăng khả năng tập trung khi làm việc.
Giống như cơ bắp cần sự rèn luyện và chăm sóc, tâm trí cũng cần được "tập luyện" và phát triển thông qua việc duy trì kỷ luật làm việc và khả năng tập trung đối với công việc hàng ngày. Chia sẻ bài viết này như một cách thúc đẩy nhắc nhở mọi người về tầm quan trọng của việc duy trì và phát triển kỹ năng tập trung trong môi trường làm việc ngày nay nhé.
Chúc bạn thành công.